Datenschutzerklärung

Durch Begründung einer Mitgliedschaft in der Arbeitsgemeinschaft ostdeutscher Familienforscher e.V. (AGoFF), der Kontaktaufnahme zur AGoFF-Versandstelle sowie der Nutzung der AGoFF-Webseite www.agoff.de erklären Sie sich mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten entsprechend der nachfolgenden Beschreibung einverstanden.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) trotz aller Vorsichtsmaßnahmen Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Arbeitsgemeinschaft ostdeutscher Familienforscher e. V.
Jürgen Frantz (Vorsitzender)
Wacholderweg 25
06849 Dessau-Roßlau

Tel. 0151-25224908
E-Mail: vorsitzender@agoff.de

Beachten Sie auch die Hinweise im Impressum!

 

Datenschutzerklärung

Stand 27. Mai 2018

 

1. Mitgliederverwaltung

Wenn Sie unserem Verein beitreten wollen, stellen wir Ihnen das Formular ‟Beitrittserklärung‟ zum Download zur Verfügung. Eine Onlineanmeldung ist nicht möglich. Die in der Beitrittserklärung von Ihnen gemachten Angaben werden in einem Vereinsverwaltungprogramm gespeichert (Bestandsdaten). Dieses ist mit einer 3-Platzlizenz für drei Vorstandsmitglieder versehen. Die Daten sind auf lokalen Rechnern gespeichert. Der Datenaustausch erfolgt über die ‟teamwork-Funktion‟ des Programmanbieters. Auf die Bestandsdaten haben nur diese Vorstandsmitglieder Zugriff. Sie sind sicher vor dem Zugriff Dritter im Programm und an den entsprechenden Rechnern durch entsprechende Maßnahmen wie Passwörter, Scansoftware gegen Viren, Malware etc. geschützt. Unsere Vorstandsmitglieder werden regelmäßig über ihre Pflichten im Datenschutz unterrichtet und belehrt.
Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich zu Zwecken der Vereinsverwaltung und zur Erfüllung der satzungsmäßigen Aufgaben unseres Vereins. Wir geben Daten nur weiter, wenn dies zwingend zur Erfüllung der satzungsmäßigen Aufgaben unseres Vereins erforderlich und unumgänglich ist wie z.B. die Datenweitergabe an das Versandunternehmen; und hier auch nur in dem dafür notwendigen Umfang.

 

2. Kundenverwaltung

Zur Erbringung kostenpflichtiger Leistungen werden von uns die Bestelldaten, Lieferanschrift und die Zahlungsangaben erfragt. Die Abwicklung des Vertrages erfolgt über das unter 1) genannte Vereinsverwaltungprogramm. Hierbei werden nur soviel Daten gespeichert, wie zur Erledigung Ihrer Bestellung und der Kaufabwicklung notwendig sind. Wir geben Daten nur weiter, wenn dies zwingend zur Abwicklung des Kaufes erforderlich und unumgänglich ist wie z.B. die Datenweitergabe an das Versandunternehmen; und hier auch nur in dem dafür notwendigen Umfang.

 

3. Forschungsanfragen

Treten Sie per E-Mail oder Brief mit uns in Kontakt, werden die von Ihnen gemachten Angaben zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Hier kommt die unter Nr. 10 erläuterte Datenlöschkonzeption zum tragen.

 

4. Webseite des Vereins (www.agoff.de)

(1)Beim Aufrufen unserer Webseite www.agoff.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Webseite gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name und URL der abgerufenen Datei,
  • Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
  • verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Webseite,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

(2)Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.
Wir setzen beim Besuch unserer Webseite weder Cookies und noch Analyseprogramme ein.

(3)Die Nutzung der den Mitgliedern vorbehaltenen Bereiche unserer Webseite ist nicht ohne Angabe personenbezogener Daten möglich.
Bei der Registrierung für die Nutzung dieser Bereiche der Webseite werden als personenbezogene Daten erhoben und gespeichert: der Name und als Kontakt- und Kommunikationsdaten die E-Mail-Adresse (Benutzerzugang). Über den Benutzerzugang können Sie zu Ihrer Person weitere Daten in ihrem Benutzerprofil freiwillig einstellen und das Passwort ändern. Alle Benutzer können jederzeit ihre persönlichen Informationen einsehen, verändern oder löschen (der Benutzername kann nicht verändert werden). Administratoren der Webseite können diese Informationen ebenfalls einsehen und verändern. Wenn Sie als Autor registriert sind und einen Beitrag schreiben, wird dieser inklusive Metadaten zeitlich unbegrenzt gespeichert. Auf diese Art können wir Folgebearbeitungen automatisch erkennen und freigeben, anstelle sie in einer Moderations-Warteschlange festzuhalten.
Mit dem Ausscheiden aus dem Verein wird der Benutzerzugang aufgehoben und Ihre personenbezogenen Daten – nicht Ihre Beiträge – werden gelöscht. Dies umfasst nicht die Daten, die wir aufgrund administrativer, rechtlicher oder sicherheitsrelevanter Notwendigkeiten aufbewahren müssen.

(4)Verwendung von Google Maps
Unsere Webseite verwendet Google Maps API, um geographische Informationen visuell darzustellen; z.B. auf den Seiten zu den einzelenen Friedhöfen, um deren heutige geografische Lage aufzuzeigen. Bei der Nutzung von Google Maps werden von Google auch Daten über die Nutzung der Kartenfunktionen durch Besucher erhoben, verarbeitet und genutzt. Nähere Informationen über die Datenverarbeitung durch Google können Sie den Google-Datenschutzhinweisen entnehmen. Dort können Sie im Datenschutzcenter auch Ihre persönlichen Datenschutz-Einstellungen verändern.

 

5. Webseite des Vereins (www.forschungen.agoff.de – Stammbaumverwaltung)

Diese Webseite ist ausschließlich Mitgliedern der Arbeitsgemeinschaft ostdeutscher Familienforscher e.V. (AGoFF) vorbehalten. Die Einführung der TNG / GEDCOM Datenbank soll den AGoFF-Mitgliedern die Möglichkeit geben, Ihre Stammbäume / Stammfolgen online zu erfassen / laden und innerhalb der AGoFF zu präsentieren.
Für den Aufruf der Webseite Stammbaumverwaltung gilt das unter Punkt 4 (1) Gesagte. Die teilnehmenden Vereinsmitglieder übergeben ihre zur Verfügung gestellten Stammbaumdaten, diese werden vom Projektbetreuer in die Sammlung eingefügt. Für das Anlegen des Benutzers werden eine Benutzerkennung, ein vergebenes Passwort, der Name und die E-Mail-Adresse des Benutzers gespeichert. Der Benutzer kann später selbständig seine Benutzerdaten kontrollieren und ergänzen. Die gespeicherten Personendaten des Benutzers werden bei Beendigung der Teilnahme gelöscht.

 

6. Webseite des Vereins (www.des.agoff.de – AGoFF-Dokumentenerfassungsteam)

Diese Webseite dient der Indexierung von vorhandenen Quellendokumenten. Sie ist ausschließlich den Personen zugänglich, die sich an der Indexierung von Quellen beteiligen. Für den Aufruf der Webseite www.des.agoff.de gilt das unter Punkt 4 (1) Gesagte. Für das Anlegen eines Benutzers werden eine Benutzerkennung, ein vergebenes Passwort, der Name und die E-Mail-Adresse des Benutzers gespeichert. Der Benutzer kann später selbständig seine Benutzerdaten kontrollieren und bearbeiten. Die gespeicherten Personendaten des Benutzers werden bei Beendigung der Teilnahme gelöscht. Die vorgenannten Daten können nur von den Administratoren und dem teilnehmenden Mitglied eingesehen und bearbeitet werden, sie sind für Dritte nicht sichtbar.

 

7. Teilnahme an der AGoFF-Mailingliste

Die Teilnahme an der geschlossenen AGoFF-Mailingliste ist freiwillig und wird von Ihnen in der Beitrittserklärung erklärt. Um Ihnen diese Teilnahme zu ermöglichen speichern wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Sie erhalten mittels Zugangsdaten und Passwort die Möglichkeit Ihre Teilnahme und Ihre Teilnahmemöglichkeiten an der Mailingliste individuell zu steuern, auch zu beenden. Mit dem Ausscheiden aus dem Verein endet die Teilnahmemöglichkeit, und Ihre Daten werden gelöscht.

 

8. Nutzung der Online-Mitgliederdatenbank

Bei der Mitgliederdatenbank https://db.genealogy.net/vereine/main.php?verein=AGoFF handelt es sich um ein Angebot des Vereins für Computergenealogie e.V. an die unter https://db.genealogy.net/vereine/ genannten Vereine, auf dem bereitgestellten Server ihre Mitgliederdatenbanken zu betreiben. Von diesem Angebot hat die Arbeitsgemeinschaft ostdeutscher Familienforscher e.V. im Interesse ihrer Mitglieder Gebrauch gemacht. Es ermöglicht den Austausch von wenigen Informationen. Bei Eintritt in den Verein wird dort entweder die Mitgliedschaft in der AGoFF einem bereits bestehenden aus der Mitgliedschaft in einem der genannten Vereine herrührenden Datensatz hinzugefügt oder, falls ein solcher nicht vorhanden ist, neu angelegt. Sie erhalten ein Passwort mit dem Sie Zugang zu Ihren dort hinterlegten Daten erhalten und diese somit ergänzen, ändern, oder auch löschen können. Sie können den gesamten Datensatz leeren, so dass nur noch die Mitgliedernummer mit einem leeren Datensatz stehen bleibt. Mit dem Austritt aus der AGoFF wird der Datensatz mit dem Bezug zur AGoFF gesperrt und ist nicht mehr zugänglich. Eine gegebenenfalls weitere, ungekündigte Mitgliedschaft in einem anderen der genannten Vereine bleibt hiervon unberührt.

 

9. Veranstaltungskalender

Die für den Veranstaltungskalender erhobenen Daten stammen aus den Ankündigungen der jeweiligen Veranstalter und werden nach Ablauf des Veranstaltungsdatums bei der nächsten Aktualisierung dieses Kalenders gelöscht.

 

10. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mitgliedschafts- und Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

 

11. Hinweise

Generell sind unsere Daten nicht nur durch den SSL Zugang bzw. HTTPS sicher vor dem Zugriff Dritter, sondern auch im Programm und an den entsprechenden Rechnern durch entsprechende Maßnahmen wie Passwörter, Scansoftware gegen Viren, Malware etc. geschützt. Unsere Vorstandsmitglieder, Funktionsträger sowie Projektleiter werden regelmäßig über ihre Pflichten im Datenschutz unterrichtet und belehrt.
Selbstverständlich erteilen wir Ihnen darüber hinaus jederzeit Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Gerne berichtigen bzw. löschen wir diese auch auf Ihren Wunsch, soweit weder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten noch die in der Datenlöschkonzeption dargestellten Gründe entgegenstehen. Zur Kontaktaufnahme in diesem Zusammenhang nutzen Sie bitte die am Anfang dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.

 

12. Datenlöschkonzeption

  1. Die mit der Aufnahme eines Neumitglieds erhobenen, für die Durchführung der Mitgliedschaft benötigten elektronisch gespeicherten Personendaten werden auf Wunsch des ausscheidenden Mitglieds nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht. Dies umfasst nicht die Daten, die wir aufgrund administrativer, rechtlicher oder sicherheitsrelevanter Notwendigkeiten aufbewahren müssen; wenn noch Forderungen gegen das Mitglied bestehen, erst nach Eintritt der Verjährung dieser Forderung.
  2. Die mit der Bestellung eines Kunden erhobenen, für die Abwicklung des Auftrages benötigten elektronisch gespeicherten Personendaten werden nach Abwicklung des Auftrages gelöscht. Dies umfasst nicht die Daten, die wir aufgrund administrativer, rechtlicher oder sicherheitsrelevanter Notwendigkeiten aufbewahren müssen; wenn noch Forderungen gegen den Kunden bestehen erst nach Eintritt der Verjährung dieser Forderung.
  3. Das papierne personenbezogene Schriftgut, das während der Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft beim Vorsitzenden und gegebenenfalls bei anderen Vorstandsmitgliedern erwächst (Aufnahmeantrag, Korrespondenz, Karteikarte), wird mit dem Zeitpunkt der Beendigung der Mitgliedschaft Archivgut des Vereins. Der Vereinsarchivar bewertet dessen Archivwürdigkeit nach archivwissenschaftlichen Kriterien. Er sorgt für die sichere Aufbewahrung der positiv bewerteten Unterlagen im Vereinsarchiv und für die sichere Vernichtung (Kassation) der negativ bewerteten. Die Unterlagen bleiben für eine Benutzung durch Unbefugte gesperrt.
  4. Das papierne Schriftgut, das während der Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft beim Schatzmeister erwächst (Einzugsermächtigung, Mahn-Korrespondenz, Kontoauszüge, Belege), wird mit dem Zeitpunkt der Beendigung der Mitgliedschaft Archivgut des Vereins. Es wird wie alle anderen Finanzakten des Vereins aus rechtlichen Gründen 10 (zehn) Jahre aufbewahrt und anschließend vom Vereinsarchivar im Hinblick auf eine (nur im begründeten Einzelfall dauernde) Archivwürdigkeit wie unter Punkt 3 bewertet.

 

13. Hinweis zu Ihren Rechten

Jeder Person, von der wir personenbezogene Daten verarbeiten, stehen die nachfolgend aufgeführten Betroffenenrechte zu, sofern diese keinen gesetzlichen Einschränkungen unterliegen oder damit gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen.

Beim Recht auf Auskunft und Löschung gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde:

  • Das Recht auf Auskunft, ob und, wenn ja, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und in welchem Umfang diese Verarbeitung stattfindet.
  • Das Recht auf Berichtigung, Ergänzung bzw. Löschung der personenbezogenen Daten.
  • Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten.
  • Das Recht auf Übertragung der personenbezogenen Daten.
  • Das Recht auf Widerspruch bezüglich einer Verarbeitungstätigkeit, unter bestimmten Voraussetzungen.
  • Das Recht, die erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Mit diesem Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der infolge der Einwilligung bis zum etwaigen Widerruf der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.