AGOFF

Benutzungsanleitung für das Online-Mitgliederverzeichnis

Die AGoFF-Forscherdatenbank ist ein Online-Mitgliederverzeichnis, das zugleich auch Angaben zu den Forschungsgebieten und Forschungsschwerpunkten der Vereinsmitglieder enthält. Mitglieder, die über einen Internetanschluss verfügen, können ihre Adressdaten und die Angaben zu ihren Forschungsschwerpunkten selbst verwalten und diese Daten deshalb immer auf dem neuesten Stand halten. Das der Datenbank zugrunde liegende Anwendungsprogramm wird bereits von vielen genealogischen Vereinen genutzt. Sollten Sie Mitglied eines anderen genealogischen Vereins sein, der ebenfalls mit diesem Datenbanksystem arbeitet (vgl. die unter http://db.genealogy.net/vereine aufgelisteten Vereine), dann stellen Sie Ihre Forscherdaten bitte nicht mehrfach in die Vereinsdatenbanken ein, sondern nehmen Sie eine regionale Zuordnung vor oder beschränken Sie sich (was verwaltungstechnisch einfacher ist) von vornherein auf die Einspeisung Ihrer Daten in nur eine Vereinsdatenbank. Diese Bitte hat technische Gründe, denn unter der Adresse http://meta.genealogy.net/index.jsp gibt es eine sogenannte "Metasuche", die es ermöglicht, alle in die Vereinsdatenbanken, die Online-Ortsfamilienbücher, FOKO, GedBas, die Neumark-Datenbank und die Schlesien Urbare eingestellten Forschungsdatensätze in einem einzigen Suchlauf zu durchsuchen. Doppelt eingestellte Datensätze würden dort doppelt angezeigt und das ist wenig sinnvoll. Wer "seine Daten" bereits in eine andere Vereinsdatenbank eingestellt hat, sollte darauf deshalb nur in seinen Adressdatensätzen (unter "genealogische Spezialgebiete" – vgl. dazu die nachstehend noch folgenden Anmerkungen) hinweisen.

1. Die Adresse

Die Forscherdatenbank der AGoFF ist über die Homepage der AGoFF – http://www.agoff.de – oder direkt über die URL http://db.genealogy.net/vereine/index.php?verein=AGOFF/ erreichbar.
Unmittelbar aus der Datenbank heraus wird eine Internet-Seite generiert, die alle AGoFF-Mitglieder namentlich aufführt, die über eine eMail-Adresse (und ggf. auch eine eigene Homepage) verfügen. Diese Seite erreichen Sie über http://www.agoff.de ("Mitglieder Online") oder über die URL http://db.genealogy.net/vereine/email.php?verein=AGoFF.

2. Die Startseite

Die Startseite ist an sich selbsterklärend. Über die Startseite kann entweder der Teil der Datenbank angewählt und durchsucht werden, der von den AGoFF-Mitgliedern "frei" zur Verfügung gestellt wurde (Button: "zur Datenbank") oder der für Vereinsmitglieder erweiterte Zugang (Button: "Zugang für Mitglieder"). Für Vereinsmitglieder empfiehlt es sich, immer den Zugang für Mitglieder zu wählen, um (auch) Zugriff auf die Mitgliederdaten und die Forschungsschwerpunkte zu erhalten, die nur uns Mitgliedern vorbehalten (d. h. nicht frei zugänglich) sind.

3. Das Durchsuchen der Datenbank über die Startseite

Die Wahl des Buttons "zur Datenbank" auf der Startseite ermöglicht eine Suche in den Forscherdaten, die von den Vereinsmitgliedern "frei" (auch für Nichtmitglieder) zur Verfügung gestellt wurden. Die Suchfunktion folgt den Prinzipien, die nachfolgend (unter 5 d) noch angesprochen werden.

4. Zugang für Mitglieder

Durch Anklicken des Buttons "Zugang für Mitglieder" öffnet sich eine Seite mit einer Eingabemaske. In diese Eingabemaske müssen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben. Diese Angaben wurden Ihnen entweder per eMail übermittelt oder wurden von Ihnen selbst frei gewählt. Sollten Ihnen Zugangsdaten nicht übermittelt worden oder die Zugangsdaten in Vergessenheit geraten sein, dann wählen Sie den Button "Zugangsdaten vergessen?" und geben auf der sich sodann öffnenden Seite Ihre E-Mail-Adresse an. Die aktuell geltenden Zugangsdaten werden Ihnen dann umgehend per E-Mail übermittelt, wenn die angegebene E-Mail-Adresse mit der im Mitgliederverzeichnis für Sie hinterlegten E-Mail-Adresse übereinstimmt.
Nach Eingabe der korrekten Zugangsdaten öffnet sich die Startseite der Datenbank, die Ihre persönlichen Datensätze enthält.

5. Herzlich Willkommen in der Forscherdatenbank der AGoFF

Über diese Seite können Sie Ihre Adressdaten und auch Ihre Forscherdaten verwalten (ändern, löschen oder Daten hinzufügen).
Im oberen Bereich der Seite wird Ihnen angezeigt, wie Ihr persönlicher und aktueller Adressdateneintrag im Online-Mitgliederverzeichnis lautet, den sie von hier aus verwalten können.

a) Sind diese Angaben noch aktuell?

Durch einen Klick auf das farblich unterlegte Wort hier öffnet sich eine neue Seite mit einer Eingabemaske, die es Ihnen ermöglicht, die persönlichen Angaben (Postanschrift, Telefon, Fax, eMail-Adresse, die URL der eigenen Homepage, Mitgliedschaften in anderen genealogischen Vereinen, genealogische Spezialgebiete) zu ergänzen und/oder zu verändern.
Ihre zur Zeit aktuellen Angaben werden Ihnen in der Eingabemaske angezeigt. Eventuelle Änderungen können durch einfaches "Überschreiben" vorgenommen werden, wobei dann allerdings noch der Button: "Änderung übernehmen" angeklickt werden muss. Wenn angezeigte Angaben ersatzlos gelöscht werden sollen, muss in die gelöschte Zeile zusätzlich noch ein "Leerzeichen" (einmaliges Einsetzen der Leertaste) eingegeben werden!
Über die Eingabemaske kann außerdem bestimmt werden, ob Forschungsdaten und ggf. welche Adressenangaben uneingeschränkt angezeigt (d. h. auch Personen zugänglich sein sollen, die nicht Mitglieder des AGoFF sind) oder ob Adressdaten und Forschungsangaben nur (und in welcher Form) für Vereinsmitglieder zugänglich sein sollen. Geburtsdaten sind nur (!) für vereinsinterne Zwecke hinterlegt und demgemäss auch nur für diejenigen Personen "sichtbar", die mit besonderen Zugangsrechten für die Mitgliederverwaltung ausgestattet sind. Vereinsmitgliedern und auch außenstehenden Dritten werden – je nach der von Ihnen gewählten Einstellung – nur reine Adressdaten angezeigt. Eventuelle Änderungen an den Grundeinstellungen werden durch Aktivierung (Anklicken) des entsprechenden Kästchens oder Knopfes vorgenommen, wobei abschließend noch der Button: "Änderung übernehmen" angeklickt werden muss, um die vorgenommenen Änderungen zu aktivieren. Die Einstellungsmöglichkeiten sind vielfältig und lassen sich Ihren individuellen Vorstellungen gemäß anpassen. Probieren Sie die angebotenen Möglichkeiten ruhig aus, aber sehen Sie bitte davon ab, Ihre Adressdaten und/oder weitere Angaben (!) vollständig aus der Datenbank zu löschen, weil wir diese Angaben für die Verwaltung des Mitgliederbestandes und den Zeitschriftenversand unbedingt benötigen.

b) Ihre Zugangsdaten können Sie ändern!

Durch anklicken der blau unterlegten Worte Zugangsdaten ändern gelangen Sie auf eine neue Seite, auf der Sie einen individuellen Benutzernamen und ein Zugangskennwort neu hinterlegen können. Die Funktionsweise ist eigentlich selbsterklärend. Die geänderten Zugangsdaten können (und müssen) bereits bei der nächsten Anwahl der Datenbank benutzt werden.
Sollten Sie Ihre Zugangsdaten verlegt oder vergessen haben, haben Sie die Möglichkeit, sich das für Sie aktuell geltende Kennwort nach der Einwahl in die Datenbank ("Zugang für Mitglieder" wählen) per eMail zuschicken zu lassen, wenn Sie den dort vorhandenen Button "Passwort vergessen?" anklicken.

c) Button: Mitgliederliste

Ein Klick auf den Button "Mitgliederliste" öffnet eine neue Seite mit einer Eingabemaske, die das Durchsuchen unseres Mitgliederverzeichnisses nach den Kriterien Mitgliedsnummer, Vorname, Nachname, eMail, PLZ und Ort ermöglicht.

d) Button: Zur Forscherdatenbank

Ein Klick auf den Button "Zur Forscherdatenbank" führt zum Kernstück unseres Produktes, zur Forscherdatenbank. Über die Eingabemaske kann die Datenbank (die Angaben der Vereinsmitglieder über erforschte Familiennamen in bestimmten Orten und Regionen) nach Familiennamen und/oder Orten durchsucht werden.
Es kann nach Forschungsgebieten und/oder Familiennamen gesucht werden. Als Forschungsgebiet kann ein Ortsname (z. B. Danzig), ein Landkreis (z. B. Kreis Heiligenbeil), eine Provinz (z. B. Ostpreußen), ein Bundesland (z. B. Sachsen-Anhalt) oder auch eine sonstige Region (z. B. Mittelpolen) eingegeben werden. Bei der Ortssuche sollte immer nur ein Ort eingegeben werden, weil die Datenbankstruktur auf eine Ortsanbindung abgestellt ist, d. h. ein Datensatz immer nur einen Ort (ggf. allerdings mit einer Vielzahl dort nachgewiesener/gesuchter Familiennamen) enthalten sollte.
Die Suche nach Orten und Familiennamen kann auch kombiniert werden (Ort und Familiennamen eingeben). Es kann auch nach mehreren Familiennamen gleichzeitig gesucht werden (Eingabe dann durch Kommata trennen; Beispiel: Müller, Schmidt, Schulze). Zweckmäßig ist diese Vorgehensweise allerdings nicht, weil bei einem solchen Suchlauf nämlich nur die Datensätze angezeigt werden, in denen die gesuchten Familiennamen in genau der Reihenfolge vorhanden sind, wie sie in die Suchmaske eingegeben wurden. Es ist deshalb sinnvoller, in jedem Suchdurchlauf nur nach einem Familiennamen zu suchen, weil nur so sichergestellt ist, dass alle Datensätze angezeigt werden, in denen der gesuchte Familienname auftritt.
Sowohl bei der Ortssuche als auch bei der Namenssuche sollten Variationen in der Schreibweise berücksichtigt werden (weil dies bei der Dateneingabe häufig übersehen wird!). Wer z. B. nach Thiel oder Schmidt sucht, der sollte auch die Schreibweisen Schmid bzw. Tiel, Tyl, Thil u. ä. (aber in mehreren Suchläufen!) abfragen.
Der Suchlauf wird im übrigen erst durch anklicken des Buttons "Suche starten" ausgelöst und es dauert ggf. einen Moment, bis das Suchergebnis dargestellt wird.
Das Suchergebnis ist selbsterklärend – durch anklicken des blau unterlegten Namens erhält man ggf. die Anschrift des Vereinsmitgliedes, das den oder die als "Treffer" dargestellten Datensätze in die Datenbank eingestellt hat und kann mit dem Mitglied Kontakt aufnehmen.

e) Button: Neuer Eintrag, Eintrag ändern, Eintrag löschen

Diese drei Button ermöglichen die Bearbeitung der eigenen Forscherdatensätze, d. h. der Forschungsdaten, die in die Datenbank neu eingestellt werden sollen oder vorhandene Daten, die geändert oder gelöscht werden sollen. Über einen Klick auf den Button "Eintrag ändern" oder "Eintrag löschen" öffnet sich eine im Prinzip gleichartige Eingabemaske, die Ihre aktuell vorhandenen Datensätze vollständig anzeigt.
Die für eine Änderung vorgesehenen Datensätze müssen durch einen Klick in der Spalte Auswahl (einzeln, denn es kann in einem Durchgang immer nur ein Datensatz geändert werden!) markiert werden. Nach dem anklicken des Buttons "Markierten Datensatz ändern" (am Ende der Seite) öffnet sich eine Eingabemaske und dort können die gewünschten Änderungen vorgenommen werden. Nach der Eingabe der Änderungen muss allerdings noch der Button "Änderungen übernehmen" angeklickt werden.
Um Datensätze vollständig zu löschen, muss der zur Löschung bestimmte Datensatz nach der Anwahl durch einen Klick auf den Button "Eintrag löschen" in der Spalte Auswahl markiert werden (auch hier kann immer nur ein Datensatz zur Zeit bearbeitet/markiert werden). Nach einem Klick auf den Button "Markierten Datensatz löschen" ist der Löschvorgang abgeschlossen.
Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, muss der Button "neuer Eintrag" angeklickt werden. Es öffnet sich dann eine Eingabemaske für das einzugebende Forschungsgebiet und die dort erforschten Familiennamen. Um die feingliedrige Struktur der Datenbank zu bewahren, ist es sehr wichtig, dass immer nur ein Datensatz, bestehend aus einem Ort und den dort gesuchten Familien eingegeben und abgeschickt wird. Die Struktur eines jeden Datensatzes sollte dabei möglichst wie folgt aussehen:

Beispiele für Eingaben in das Feld Forschungsgebiet:

Lessen (Kreis Graudenz / Westpreußen) oder
Kreis Graudenz (Westpreußen) oder
Westpreußen

Wie vorstehend bereits angesprochen, ist es wichtig, eine möglichst konkrete Ortsangabe (mit Landkreisangabe und Angabe der Provinz/Region oder des Bundeslandes) zu wählen. Nur wenn eine konkrete Ortsangabe nicht möglich ist, sollten größere Einzugsgebiete (Landkreis, Provinz oder Bundesland) eingegeben werden. Wer sich speziell mit dem Vorkommen bestimmter Familiennamen beschäftigt (z. B. alle Vorkommen Hollatz weltweit), der sollte dies unter der Rubrik "Genealogische Spezialgebiete" (vgl. oben, unter 5 a) angeben. Unter der Rubrik Forschungsgebiet sind Eingaben wie: suche alle Hollatz weltweit, unerwünscht.
Wer Wert darauf legt, Ortsnamen zweisprachig (z. B. deutsch und polnisch) oder aufgrund von Umbenennungen in mehreren Variationen einzugeben, sollte dies in folgender Struktur tun:

Lessen (Kreis Graudenz / Westpreußen)

Für das jeweilige Forschungsgebiet (den Ort!) sollten im übrigen alle dort gesuchten bzw. erforschten Familiennamen in einem Datensatz angegeben werden. Werden mehrere Namen eingegeben, sind diese durch Kommata zu trennen.
Beispiel:

Maier, Mayer, Meier, Meyer, Müller, Mueller, Schultze, Schulze, Schmid, Schmidt

Unterschiedliche Schreibweisen sollten nicht in Klammern – z. B. Schul(t)ze – gesetzt, sondern unbedingt ausgeschrieben werden. Ist die Schreibweise Schul(t)ze in die Datenbank eingegeben, dann wird dieser Datensatz nur gefunden/angezeigt, wenn auch tatsächlich nach Schul(t)ze gesucht wird, nicht aber, wenn nach Schultze oder Schulze gesucht wird. Also: unterschiedliche Schreibweisen von Familiennamen (und Ortsnamen) unbedingt ausschreiben, denn nur so ist sichergestellt, dass ein Name in allen denkbaren Schreibvariationen auch tatsächlich gefunden wird. Adelsprädikate sollten dem Namen vorangestellt werden, also z. B. von Bonin und nicht Bonin, von.
Und nochmals: Geben Sie Ihre Datensätze bitte in der erbetenen Struktur (Ortsname führend) für jeden einzelnen Ort und nacheinander ein. Es ist wirklich keine Freude, bei der Suche nach dem Familiennamen Müller ein Suchergebnis zu erhalten, das sozusagen ohne Ende einen einheitlichen Datensatz des Vereinsmitgliedes XYZ anzeigt, in dem zwischen 100 Orten und 500 Familiennamen weltweit auch der eigentlich nur gesuchte Name Müller irgendwo auftritt.
Nach der Eingabe eines neuen Datensatzes in die Eingabemaske muss der Datensatz noch durch anklicken des Buttons "Abschicken" abgeschickt werden – fertig. Der neue Datensatz steht danach sofort für einen Suchvorgang in der Datenbank zur Verfügung.